【明日のプレゼン成功します！】経験から解説《伝え方のコツ7選》

私は臨床検査技師という医療従事者として7年ほど働いています。

その中で伝え方が重要な場面、患者や受診者と接することが多いことや、改善案のプレゼン、学会発表など嫌というほど経験してきました。



さて日々の仕事で電話対応やプレゼンが上手くいかないあなた、こんなお悩みありませんか？

伝えたいことを伝えられず億劫になっていませんか？


安心してください。もう悩む必要はありません。

この記事では明日から即実践できる「伝え方のコツ」を7つ解説します。それに加え電話対応やプレゼンを成功させる秘訣、伝え方のコツを実践する時に注意すべきことを解説していきます。


私の職場(医療現場)では伝え方が重要視される場面が多くあります。

社会人3年目くらいまで上手くいかず苦手で、本当に億劫でした。
その状況から脱却するために先輩からの助言やビジネス書、セミナーで勉強し繰り返し実践しました。

その結果「伝え方のコツ」を理解し今では何も抵抗なくこなしています。


しかしここまで来るのに非常に多くの時間と労力を使いました。
正直疲れました。あなたはこんな思いをする必要はありません。


この記事を読めば、あなたは負のスパイラルから脱却することができるでしょう。

「伝え方のコツ」7選

7つのコツにすべて共通することは、「相手の立場になって考える」ということです。

しかし人の顔をうかがいすぎて「伝え方」を悩んでいる方もいると思います。これから解説する方法は相手の立場を考慮していますのでそのまま実践すれば、余計なことを考える必要がありません。

顔色をうかがう(相手の理解度を確認する)ことは基本ができ、心に余裕が出てからでも十分ですのでまずはこれから解説する方法を実践してみてください。



7つの「伝え方のコツ」は以下の通りです。
※クリックで各項目へジャンプできます。

話すときの文章構成がめちゃくちゃだと、相手に伝わらない、自分で何を話していたか分からなくなるといったことがおこります。

では正しい文章構成とはどんな構成かといいますと…

まず結論をはじめに伝えることで、相手が「結局何が言いたいんだろう」とずっともやもや・イライラさせることがなくなります。そのあと根拠を述べ、具体的な例を挙げることで結論・根拠を具体的にイメージさせることができ、より話が伝わります。


次に上の文章構成をよりビジネス向けにした場合、どんな構成になるのか…

伝え方が上手くいかない方は事情説明から入ることが多いです。ビジネスにおいても結論から伝えることが重要です。



この構成で話さないと聞き手は混乱してしまい、本来とは違う部分を結論と勘違いしてしまいます。

出来ていないかも…と思う方はまず結論から発することから始めてみてください。無意識に結論から話始めることができるようになったら、順番に慣らしていきましょう。

「文章構成を意識する」で結論を先に伝えることが重要であることがお分かりいただけたかと思います。結論、つまり要点から伝えるということが大切です。そのあとに詳細を伝えると良いです。


しかしこの要点が複数ある場合には1つ工夫が必要です。人間は3つ以上の事をまとめて処理することができません。つまり一度に3つ以上伝えられると、集中力が欠けてしまい結局要点が伝わりません。


伝えたい要点が3つ以上ある場合は、

情報がたくさんあると頭は混乱し、結果間違って伝わってしまうこともあります。このように伝えたい要点が複数ある場合、紙に書き何度も確認できるようにすることがコツです。

5W1Hとは
・いつ(When)
・どこで(Where)
・だれが(Who)
・何を(What)
・なぜ(Why)
・どうやって(How)
これらの総称です。

これら要素をもれなく伝えることが基本ではありますが、できていない方が多く「伝え方のコツ」として解説します。


本来はすべての文章で適用しないとなりませんが、まずは第一声の結論(要点)から5W1Hを徹底していきましょう。しかし「なぜ(Why)」は根拠(詳細)になりますので、結論(要点)には入れないでください。

毎回頭の中で5W1Hの漏れがないか確認しながら伝えていくことが重要です。

いわゆる「ナンバー法」といわれる技術です。文章の中に数字を入れるだけで強調され記憶に残りやすくなります。

今回の記事タイトルでもこの手法を使っています。
この記事のタイトルには伝え方のコツ7選と数字を入れています。この「伝え方のコツ7選」を「伝え方に重要な多くのポイント」という言い回しにしてしまうと、分かりやすさ・印象の強さは一気に弱まってしまいませんか？


このように日時・個数・割合などを数字化することで効果的に要点を伝えることができます。また多く入れてマイナスの印象になることはありませんので、どんどん数字を入れていきましょう。

いきなり強い口調で話されるとびっくりしますよね。時間がたってもそのシーンをしっかり映像として思い出せるのではないでしょうか。

このように人間は急な変化に対してすごく敏感で記憶にも残ります。抑揚とは話に物理的な変化をつけることを言います。声量・話すスピード・表情・ジェスチャーによって伝え方に抑揚をつけることができます。


また抑揚をつける箇所も重要です。
例えば電話対応で最後に「ご来場の際は必ず登録料2000円をご持参ください」と伝えるとします。どこに抑揚をつければよいでしょうか？

答えは「必ず」です。

この文章で最も伝えたいことは2000円を持ってきてほしいことです。2000円を抑揚させればよいのではないかと思ったかもしれませんが、言葉の抑揚を受けた瞬間はただびっくりするだけで話を聞くことに意識が向いていません。

つまり抑揚で相手を振り向かせ、そのあとの最も伝えたい要点を記憶してもらうという技術なわけです。

あなたが相手に上手く伝えられないのは、相手の「状況把握レベル」・「専門用語の理解レベル」に合わせて伝えていないためかもしれません。

プレゼンで、あなたが提案することに至った経緯を知らない社員がいたとします。その経緯を詳細に伝えてあげなければ、あなたの提案は軽薄なものとして評価されるでしょう。

電話対応では、例えば顧客からの問い合わせ電話があったとします。そこであなたが業界の専門用語を多用すれば、顧客は話を理解できず気分も害してしまうでしょう。


冒頭でお伝えした通り、「伝え方」は相手の立場になって考えることが重要です。相手がどこまで理解しているかを考えて詳細な説明をするなり言葉を噛み砕くなりして対応しなければなりません。


営業や電話対応など相手の立場・理解度が事前に分からないのであれば、話ながら確認していきましょう。「ここまでは御理解いただけましたか？」など1つ1つ確認しましょう。

質問に対する返答も「伝え方」の本質はいままでと同じです。


ポイントは間ができてもいいので慌てず回答する、回答は一言で終わらすという2点です。


聞いたことと見当違いの回答をする人がいます。そういう人は大体質問されてプチパニックになってしまっています。ですから質問されたら「そうですね…」など相槌を打つことで間を作り、ゆっくり整理すればいいのです。


また回答は一言で終わらせましょう。ほとんどの人は根拠から回答し始めます。例えば「あの企画どうなっているの？」と上司に聞かれた回答として「ちょっと確認が取れていなくて、まだ6割しか終わっていないです」といった感じです。あなたもそんな回答していませんか？

伝え方のコツとして結論をはじめに持ってくることが重要でした。これと同様に回答も結論から持ってきて、そのあとに根拠や言い訳をすればいいのです。文章構成がめちゃくちゃだと、言い訳ばかりして…グダグダと…なんて思われてしまいますよ。

成功の秘訣 [プレゼン・電話対応]

ここまで紹介した7つのコツに加え、プレゼン・電話対応独自のコツや下準備を行うことが成功の秘訣になります。プレゼン・電話対応それぞれシーンごとに解説していきます。

プレゼンテーション

[秘訣①：徹底した事前シュミレーション]
プレゼンに向けてある程度はシュミレーションしているかと思います。しかし上手くいかないなと感じているならば、シュミレーションが足りていないのかもしれません。

人は慣れれば造作もなく行動することができますよね。それと同じでシュミレーションもプレゼン本番と同じレベルをスムーズに行えれば、当日は造作もなくこなすことができるのはお分かりかと思います。

ではどのレベルまでシュミレーションすればよいのか以下にポイントをまとめました。

[秘訣②：資料はシンプルを極める]
相手に伝わるかどうかは、相手の記憶に残るかどうかが重要です。過度なカラーやアニメーションはNGです。例えば強調したい部分をアニメーションで拡大させるとします。すると聞き手は「あっなんかでかくなった」と一瞬思いますよね、つまり強調したい言葉の印象が半減してしまいます。

カラーを入れる場合は2色までに限定しましょう。「伝え方のコツ」でも解説しましたが、人間は3つ以上のことを同時処理することができません。色のバリエーションが多いとそれだけ散漫になり、要点が伝わらなくなります。

また背景デザインにも気を付けましょう。背景も相手の注意が散漫にならないように、単色かつシンプルなデザインにすべきです。

電話対応

[秘訣①：ゆっくり話す]
「伝え方のコツ」でも重要であることを解説しましたが、電話対応では特に重要になってきます。対面では表情や身振り、場合によっては資料を用いて伝えることができますが電話対応ではそれができません。


電話対応の本質は「己の声のみで伝える」ことにあります。

あなたの肉声が届かなければ伝える手段はなくなります。ですからどんな人間にも伝わるようにするには、ゆっくり確実に声を届けなければなりません。


世の中にはいろんな人間がいます。早とちりな人、集中力が続かない人、寝不足な人…そんな人たちにも確実に伝えるにはゆっくり丁寧に電話対応しましょう。


1つ注意です。ゆっくり話すことは重要ですが、それに加えてハキハキ話しましょう。例えば「かしこまりましたーー」と語尾を伸ばしてしまうとダラダラとやる気のない印象になります。



[秘訣②：暖かい雰囲気を出す]
電話相談窓口に問い合わせすると、たまにそっけなかったり「この人冷たいな」と感じたことはありませんか？塩対応というやつです。

なぜ塩対応になってしまうのでしょうか。それは言葉に抑揚がなく棒読みしているように単調な話し方であったり、マニュアルどおりで臨機応変に対応してくれなかったりすることが原因です。そんな人に分からないことを聞いてみようとは思わないですよね。むしろ頭にきて早く電話を終わらせたくなると思います。


あなたは大丈夫ですか？


暖かみのある雰囲気を出すには3つポイントがあります。

温かい雰囲気を出して、相手に受け入れてもらうことが電話対応の秘訣です。




[秘訣③：とにかく確認する]
分からない・聞き取れなかったことを確認することも重要です。それ以上に自分の言葉が伝わっているのか確認することが重要です。「ご理解いただけましたでしょうか」と確認するのは失礼になりますので、伝えたことを復唱して念押ししましょう。

伝え方の上達条件【効果UP↑↑】

今回解説した「伝え方のコツ」は明日から即実践できるものです。しかしそれらは表面上の方法であり、コミュニケーションの本質を知らなければ応用が利きません。性格やその時の状況によって「7つの伝え方のコツ」では上手くいかない場合もあります。


例えば雑談好きで堅いのは嫌いという性格の上司がいたとします。そんな上司に簡潔に提案しても、上手く伝わらないことがあります。そういった場合は根拠を伝える際に雑談を交えてやればいいのです。

この例の場合は上司の「価値観」によって伝え方を工夫しました。従ってこれから解説するコミュニケーションの本質を理解したうえで「伝え方のコツ」を実践すれば、様々な場面で応用できるというわけです。


今すぐ理解しなくても良いので、「伝え方のコツ」を実践しながら徐々に本質も理解していきましょう。

私は学生時代に心理学を学んでおり今までの経験も踏まえ、効果のあるノウハウを提供することはできます。しかし心理学者ではないので、より専門的で深い部分まで解説することはできません。今回でいうと、上記で紹介したコミュニケーションの本質になります。

ですので私が心理学・コミュニケーションを勉強してきた中で、ぜひあなたにも使ってほしい教材を紹介したいと思います。

伝え方コミュニケーション検定で土台を作る

[種類]
初級、中級、上級
※今回は初級を紹介しています。

[カリキュラム内容]

[特徴]
・動画教材もあるため本で勉強するのが苦手な方にもおすすめ
・検定試験はWeb開催(コロナが心配な方も安心)
・コミュニケーションの基礎を網羅できる
・履歴書でアピールできる資格である
・文部科学省が開催する教員のコミュニケーション研修にも採用される
などなど

[価格・支払方法]
132,00円➡今だけ税込9,900円(各教材・検定受験料・合格証)
銀行振込、クレジットカード決済

[受講までの流れ]
①以下の案内ページから申し込む
②案内に沿って料金前払いで支払う
③支払い手続き完了後2営業日以内にメールで「受講の手引き」が届く
④受講の手引きに沿って勉強する


[申込・案内ページ]

まとめ

今回は明日から即実践できる伝え方のコツを7つ解説しました。

明日からぜひ実践してみてください。はじめは慣れないかもしれません。少しずつでいいんです、行動することが大切です。

あなたも「伝え方のコツ」をマスターすれば、今の悩みなど嘘のように解消しているはずです。今日もマスターしたスキルを発揮できる！と会社に行くのがワクワクしているでしょう。


私のブログでは今回のように苦手を克服・スキルアップするノウハウを日々更新しております。他にもコミュニケーション力・トーク力など伸ばしたいスキルがあれば下記のカテゴリーページから参考にしてみてください。
カテゴリーページ：スキルアップ
※おすすめ記事：社会人が取るべき資格34選



また医療従事者(臨床検査技師)である経験から臨床検査技師や医療情報も発信しております。あなたの周りに臨床検査技師になりたい方がいたり、医療業界について知りたいという方はぜひ参考にしていただけると嬉しいです。
カテゴリーページ：臨床検査技師




今回もお読みいただきありがとうございました。



ではまた次回に。。