• ブログ主:こうさん
  • (2014年~)臨床検査技師として医療界で7年ほど従事。
    (2020年~)自分の経験を発信するためブログを始める。
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【明日のプレゼン成功します!】経験から解説《伝え方のコツ7選》

私は臨床検査技師という医療従事者として7年ほど働いています。

その中で伝え方が重要な場面、患者や受診者と接することが多いことや、改善案のプレゼン、学会発表など嫌というほど経験してきました。




さて日々の仕事で電話対応やプレゼンが上手くいかないあなた、こんなお悩みありませんか?

<こんなお悩みありませんか?>
[電話対応]
・途中で頭が真っ白になり、必要事項を聞き出せず終わる
・話を上手く伝えられず、相手を不機嫌にしてしまう
・予想外のことを質問されるとプチパニックになり上手く対応できない
 →上司に怒られる
など

[発表やプレゼン、取引先との交渉]
・言葉に詰まってしまうことがある
・頭がまっしろになったり、プチパニックになったりする
・独特の空気で過度に緊張してしまう
・自信がなく声がこもってしまう
など

[職場や学校での人間関係]
・何が言いたいのかわからないとよく言われる
・逆に自分がないを言いたいのか分からなくなる
・知らないうちに相手を不機嫌にさせてしまう
・相手の話に追いつけなくなる時がある
など

伝えたいことを伝えられず億劫になっていませんか?


安心してください。もう悩む必要はありません。

この記事では明日から即実践できる「伝え方のコツ」を7つ解説します。それに加え電話対応やプレゼンを成功させる秘訣、伝え方のコツを実践する時に注意すべきことを解説していきます。


私の職場(医療現場)では伝え方が重要視される場面が多くあります。

私が経験した場面

・大衆の前で「伝える」
→学会、部署内での改善案会議(プレゼン)など

・様々な性格の人間に「伝える」
→患者、健康診断受診者、職場の人間

・電話対応
→内線(他部署、医者など他職種)、外線(薬品・医療機器メーカーなど取引先)

社会人3年目くらいまで上手くいかず苦手で、本当に億劫でした。
その状況から脱却するために先輩からの助言やビジネス書、セミナーで勉強し繰り返し実践しました。

その結果「伝え方のコツ」を理解し今では何も抵抗なくこなしています。


しかしここまで来るのに非常に多くの時間と労力を使いました。
正直疲れました。あなたはこんな思いをする必要はありません。


この記事を読めば、あなたは負のスパイラルから脱却することができるでしょう。

「伝え方のコツ」7選

7つのコツにすべて共通することは、「相手の立場になって考える」ということです。

しかし人の顔をうかがいすぎて「伝え方」を悩んでいる方もいると思います。これから解説する方法は相手の立場を考慮していますのでそのまま実践すれば、余計なことを考える必要がありません。

顔色をうかがう(相手の理解度を確認する)ことは基本ができ、心に余裕が出てからでも十分ですのでまずはこれから解説する方法を実践してみてください。



7つの「伝え方のコツ」は以下の通りです。
※クリックで各項目へジャンプできます。

<伝え方のコツ>
文章構成を意識する
まっ先に要点を伝える
5W1Hを意識する
数字をガンガン入れる
言葉に抑揚をつける
相手の理解レベルに合わせる
質問への回答は一言で返す




  

文章構成を意識する
文章構成「起承転結」

話すときの文章構成がめちゃくちゃだと、相手に伝わらない、自分で何を話していたか分からなくなるといったことがおこります。

では正しい文章構成とはどんな構成かといいますと…

結論→根拠→例え→締め(結論を強調)

まず結論をはじめに伝えることで、相手が「結局何が言いたいんだろう」とずっともやもや・イライラさせることがなくなります。そのあと根拠を述べ、具体的な例を挙げることで結論・根拠を具体的にイメージさせることができ、より話が伝わります。


次に上の文章構成をよりビジネス向けにした場合、どんな構成になるのか…

提案・報告→事情説明→
→未来のこと(これから起こりうるリスクなど)→締め(結論を強調)

伝え方が上手くいかない方は事情説明から入ることが多いです。ビジネスにおいても結論から伝えることが重要です。



この構成で話さないと聞き手は混乱してしまい、本来とは違う部分を結論と勘違いしてしまいます。

出来ていないかも…と思う方はまず結論から発することから始めてみてください。無意識に結論から話始めることができるようになったら、順番に慣らしていきましょう。




  

第一声は要点から伝える

「文章構成を意識する」で結論を先に伝えることが重要であることがお分かりいただけたかと思います。結論、つまり要点から伝えるということが大切です。そのあとに詳細を伝えると良いです。


しかしこの要点が複数ある場合には1つ工夫が必要です。人間は3つ以上の事をまとめて処理することができません。つまり一度に3つ以上伝えられると、集中力が欠けてしまい結局要点が伝わりません。


伝えたい要点が3つ以上ある場合は、

①複数の要点に優先順位をつける
②3つ以内に絞って、時間差で伝える

※どの内容も緊急性がある場合
要点を紙に書きだしてすべて伝える
[注意点]
・必ずアポまたは時間があるかを確認し聞いてもらう時間を確保する
・要点と一緒に詳細の要約も書き出しておけばなお良い

情報がたくさんあると頭は混乱し、結果間違って伝わってしまうこともあります。このように伝えたい要点が複数ある場合、紙に書き何度も確認できるようにすることがコツです。




   

5W1Hを意識して伝える

5W1Hとは
・いつ(When)
・どこで(Where)
・だれが(Who)
・何を(What)
・なぜ(Why)
・どうやって(How)
これらの総称です。

これら要素をもれなく伝えることが基本ではありますが、できていない方が多く「伝え方のコツ」として解説します。


本来はすべての文章で適用しないとなりませんが、まずは第一声の結論(要点)から5W1Hを徹底していきましょう。しかし「なぜ(Why)」は根拠(詳細)になりますので、結論(要点)には入れないでください。

毎回頭の中で5W1Hの漏れがないか確認しながら伝えていくことが重要です。




   

数字を入れて具体性を上げる

いわゆる「ナンバー法」といわれる技術です。文章の中に数字を入れるだけで強調され記憶に残りやすくなります。

今回の記事タイトルでもこの手法を使っています。
この記事のタイトルには伝え方のコツ7選と数字を入れています。この「伝え方のコツ7選」を「伝え方に重要な多くのポイント」という言い回しにしてしまうと、分かりやすさ・印象の強さは一気に弱まってしまいませんか?


このように日時・個数・割合などを数字化することで効果的に要点を伝えることができます。また多く入れてマイナスの印象になることはありませんので、どんどん数字を入れていきましょう。




   

言葉に抑揚をつける

いきなり強い口調で話されるとびっくりしますよね。時間がたってもそのシーンをしっかり映像として思い出せるのではないでしょうか。

このように人間は急な変化に対してすごく敏感で記憶にも残ります。抑揚とは話に物理的な変化をつけることを言います。声量・話すスピード・表情・ジェスチャーによって伝え方に抑揚をつけることができます。


また抑揚をつける箇所も重要です。
例えば電話対応で最後に「ご来場の際は必ず登録料2000円をご持参ください」と伝えるとします。どこに抑揚をつければよいでしょうか?

答えは「必ず」です。

この文章で最も伝えたいことは2000円を持ってきてほしいことです。2000円を抑揚させればよいのではないかと思ったかもしれませんが、言葉の抑揚を受けた瞬間はただびっくりするだけで話を聞くことに意識が向いていません。

つまり抑揚で相手を振り向かせ、そのあとの最も伝えたい要点を記憶してもらうという技術なわけです。




   

相手の理解レベルに合わせて「伝える」

あなたが相手に上手く伝えられないのは、相手の「状況把握レベル」・「専門用語の理解レベル」に合わせて伝えていないためかもしれません。

プレゼンで、あなたが提案することに至った経緯を知らない社員がいたとします。その経緯を詳細に伝えてあげなければ、あなたの提案は軽薄なものとして評価されるでしょう。

電話対応では、例えば顧客からの問い合わせ電話があったとします。そこであなたが業界の専門用語を多用すれば、顧客は話を理解できず気分も害してしまうでしょう。


冒頭でお伝えした通り、「伝え方」は相手の立場になって考えることが重要です。相手がどこまで理解しているかを考えて詳細な説明をするなり言葉を噛み砕くなりして対応しなければなりません。


営業や電話対応など相手の立場・理解度が事前に分からないのであれば、話ながら確認していきましょう。「ここまでは御理解いただけましたか?」など1つ1つ確認しましょう。




   

質問への回答は一言で返す

質問に対する返答も「伝え方」の本質はいままでと同じです。


ポイントは間ができてもいいので慌てず回答する、回答は一言で終わらすという2点です。


聞いたことと見当違いの回答をする人がいます。そういう人は大体質問されてプチパニックになってしまっています。ですから質問されたら「そうですね…」など相槌を打つことで間を作り、ゆっくり整理すればいいのです。


また回答は一言で終わらせましょう。ほとんどの人は根拠から回答し始めます。例えば「あの企画どうなっているの?」と上司に聞かれた回答として「ちょっと確認が取れていなくて、まだ6割しか終わっていないです」といった感じです。あなたもそんな回答していませんか?

伝え方のコツとして結論をはじめに持ってくることが重要でした。これと同様に回答も結論から持ってきて、そのあとに根拠や言い訳をすればいいのです。文章構成がめちゃくちゃだと、言い訳ばかりして…グダグダと…なんて思われてしまいますよ。






成功の秘訣 [プレゼン・電話対応]

ここまで紹介した7つのコツに加え、プレゼン・電話対応独自のコツや下準備を行うことが成功の秘訣になります。プレゼン・電話対応それぞれシーンごとに解説していきます。



プレゼンテーション

[秘訣①:徹底した事前シュミレーション]
プレゼンに向けてある程度はシュミレーションしているかと思います。しかし上手くいかないなと感じているならば、シュミレーションが足りていないのかもしれません。

人は慣れれば造作もなく行動することができますよね。それと同じでシュミレーションもプレゼン本番と同じレベルをスムーズに行えれば、当日は造作もなくこなすことができるのはお分かりかと思います。

ではどのレベルまでシュミレーションすればよいのか以下にポイントをまとめました。

①プレゼン内容を構造化する
→話す内容をスライド(資料)1枚ごとに決める

②内容について話す原稿を作る
→実際のプレゼンをイメージし話す言葉、一言一句漏らさず詳細な原稿を作る(文章の要約はNG)

③実際にスライド(資料)を用いて原稿を読み修正する
→書き言葉と話し言葉では最適な言葉選びが異なる、読んでいて違和感を感じないか確認する

④時間を計測し文章の長さを調整する
→「伝え方のコツ」を意識し、話すスピードなど加味して時間計測する、原稿にメモしても良い(ここはゆっくり、ここは強調するなど)

⑤原稿を見ないである程度流せるようにする
→時々原稿を見て漏れがないか確認する

⑥されるであろう質問を考える
→原稿をもとに文章1つ1つに「なんで?」と自問自答するとイメージしやすい



[秘訣②:資料はシンプルを極める]

相手に伝わるかどうかは、相手の記憶に残るかどうかが重要です。過度なカラーやアニメーションはNGです。例えば強調したい部分をアニメーションで拡大させるとします。すると聞き手は「あっなんかでかくなった」と一瞬思いますよね、つまり強調したい言葉の印象が半減してしまいます。

カラーを入れる場合は2色までに限定しましょう。「伝え方のコツ」でも解説しましたが、人間は3つ以上のことを同時処理することができません。色のバリエーションが多いとそれだけ散漫になり、要点が伝わらなくなります。

また背景デザインにも気を付けましょう。背景も相手の注意が散漫にならないように、単色かつシンプルなデザインにすべきです。




電話対応

[秘訣①:ゆっくり話す]
「伝え方のコツ」でも重要であることを解説しましたが、電話対応では特に重要になってきます。対面では表情や身振り、場合によっては資料を用いて伝えることができますが電話対応ではそれができません。


電話対応の本質は「己の声のみで伝える」ことにあります。

あなたの肉声が届かなければ伝える手段はなくなります。ですからどんな人間にも伝わるようにするには、ゆっくり確実に声を届けなければなりません。


世の中にはいろんな人間がいます。早とちりな人、集中力が続かない人、寝不足な人…そんな人たちにも確実に伝えるにはゆっくり丁寧に電話対応しましょう。


1つ注意です。ゆっくり話すことは重要ですが、それに加えてハキハキ話しましょう。例えば「かしこまりましたーー」と語尾を伸ばしてしまうとダラダラとやる気のない印象になります。



[秘訣②:暖かい雰囲気を出す]

電話相談窓口に問い合わせすると、たまにそっけなかったり「この人冷たいな」と感じたことはありませんか?塩対応というやつです。

なぜ塩対応になってしまうのでしょうか。それは言葉に抑揚がなく棒読みしているように単調な話し方であったり、マニュアルどおりで臨機応変に対応してくれなかったりすることが原因です。そんな人に分からないことを聞いてみようとは思わないですよね。むしろ頭にきて早く電話を終わらせたくなると思います。


あなたは大丈夫ですか?


暖かみのある雰囲気を出すには3つポイントがあります。

〇相手の立場を考えた対応
臨機応変な対応をしてあげることは相手の状況を考えていることが伝わります。結果望みどおりにならないのは仕方がありません。相手の状況を解決できないか行動したことが重要なのです。ここでいう臨機応変な対応とは、上司に掛け合ってみる・違う案を提案してみる・一緒に解決策を考えてあげることです。

〇言葉に抑揚をつける
この記事で何回も解説していますが、抑揚は電話対応だからこそ非常に重要です。伝える手段が肉声しかありませんから、抑揚を持たせることで事務対応ではなく人間味ある言葉のキャッチボールができます。相手も気持ちよくやり取りできあなたの言葉を聞き入れてくれるでしょう。

〇相手の冗談や笑いに同調する
常識の範囲内ではありますが、相手が軽い冗談を言ったり笑った時には一緒に笑うということが暖かみある雰囲気を出せます。相手をスベらせてしまってはいけません。

温かい雰囲気を出して、相手に受け入れてもらうことが電話対応の秘訣です。




[秘訣③:とにかく確認する]

分からない・聞き取れなかったことを確認することも重要です。それ以上に自分の言葉が伝わっているのか確認することが重要です。「ご理解いただけましたでしょうか」と確認するのは失礼になりますので、伝えたことを復唱して念押ししましょう。






伝え方の上達条件【効果UP↑↑】

最初の一歩

今回解説した「伝え方のコツ」は明日から即実践できるものです。しかしそれらは表面上の方法であり、コミュニケーションの本質を知らなければ応用が利きません。性格やその時の状況によって「7つの伝え方のコツ」では上手くいかない場合もあります。


例えば雑談好きで堅いのは嫌いという性格の上司がいたとします。そんな上司に簡潔に提案しても、上手く伝わらないことがあります。そういった場合は根拠を伝える際に雑談を交えてやればいいのです。

この例の場合は上司の「価値観」によって伝え方を工夫しました。従ってこれから解説するコミュニケーションの本質を理解したうえで「伝え方のコツ」を実践すれば、様々な場面で応用できるというわけです。


今すぐ理解しなくても良いので、「伝え方のコツ」を実践しながら徐々に本質も理解していきましょう。

<伝え方=コミュニケーションの本質>
〇心理学を学ぼう
人間の心理を学べば、相手が何を考えているのか手に取るようにわかります。そしてどんな伝え方をすれば受け入れてもらえるか状況に合わせて対応できます。

〇自己肯定感を上げよう
簡単にいえば、自分に自信を持つことです。自己肯定感とはそもそも何か、自己肯定感を上げるにはどうしたらよいか学びましょう(※別記事でも解説しています)。自信がない人の発言はあまり信じられないですよね。私なら「ほんとかよ…?」なんて思ってしまいます。

〇人の価値観を理解しよう
人の価値観は3種類あると言われております。価値観を考慮した伝え方をすることで間違った捉え方をされません。

私は学生時代に心理学を学んでおり今までの経験も踏まえ、効果のあるノウハウを提供することはできます。しかし心理学者ではないので、より専門的で深い部分まで解説することはできません。今回でいうと、上記で紹介したコミュニケーションの本質になります。

ですので私が心理学・コミュニケーションを勉強してきた中で、ぜひあなたにも使ってほしい教材を紹介したいと思います。




伝え方コミュニケーション検定で土台を作る

伝え方を上達させるためにぜひ取り入れてほしいのが、「伝え方コミュニケーション検定 」です。人と接することが仕事であるサービス業界でも現在注目されています。

[種類]
初級、中級、上級
※今回は初級を紹介しています。

[カリキュラム内容]

〇話し方と伝え方の違い
・こんな経験はありませんか?

〇コミュニケーションギャップ
・時代の流れとコミュニケーション
・コミュニケーションの必要性

〇性格統計学とは
・目的に合った伝え方

〇同じ目的でも2通りの伝え方がある
・タイプ別コミュニケーション傾向
・希望型と慎重型について

〇5つの心理法則
・原因解明でストレスは軽減できる
・好意の互恵性、嫌悪の返報性
・自己肯定感と人間関係は比例する
・演じることで言葉や行動も変化する
・成功体験は脳に刻まれる

〇うまくいく伝え方トレーニング法

〇具体的活用例

〇心理法則を活用した伝え方テクニック
・肯定否定法
・時間経過の法則

〇まとめ:5つのポイント


[特徴]

動画教材もあるため本で勉強するのが苦手な方にもおすすめ
・検定試験はWeb開催(コロナが心配な方も安心)
・コミュニケーションの基礎を網羅できる
・履歴書でアピールできる資格である
・文部科学省が開催する教員のコミュニケーション研修にも採用される
などなど

[価格・支払方法]

132,00円今だけ税込9,900円(各教材・検定受験料・合格証)
銀行振込、クレジットカード決済

[受講までの流れ]

①以下の案内ページから申し込む
②案内に沿って料金前払いで支払う
③支払い手続き完了後2営業日以内にメールで「受講の手引き」が届く
④受講の手引きに沿って勉強する


[申込・案内ページ]

かんたんにいつでも勉強できる
「伝え方コミュニケーション検定」申し込みはコチラ!
(株式会社ジェイバン)






まとめ

今回は明日から即実践できる伝え方のコツを7つ解説しました。

明日からぜひ実践してみてください。はじめは慣れないかもしれません。少しずつでいいんです、行動することが大切です。

コツを実践すると同時にコミュニケーションの本質も学んでいきましょう。伝え方コミュニケーション検定 ならば、これだけでコミュニケーションの本質を網羅できます。

あなたも「伝え方のコツ」をマスターすれば、今の悩みなど嘘のように解消しているはずです。今日もマスターしたスキルを発揮できる!と会社に行くのがワクワクしているでしょう。


私のブログでは今回のように苦手を克服・スキルアップするノウハウを日々更新しております。他にもコミュニケーション力・トーク力など伸ばしたいスキルがあれば下記のカテゴリーページから参考にしてみてください。
カテゴリーページ:スキルアップ
※おすすめ記事:社会人が取るべき資格34選



また医療従事者(臨床検査技師)である経験から臨床検査技師や医療情報も発信しております。あなたの周りに臨床検査技師になりたい方がいたり、医療業界について知りたいという方はぜひ参考にしていただけると嬉しいです。
カテゴリーページ:臨床検査技師




今回もお読みいただきありがとうございました。



ではまた次回に。。



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